Email 該怎麼寫，我是這樣訓練公司同仁、工作夥伴的

即時通訊常讓人誤會的是，對方一定要即時回應？
行動電話常人人以為的是，對方一定要隨時接電話？
Absolutely not！
我一天的行程，若不在開會，就在往開會的路上，開會要專心，不接電話，不用LINE。開車更不能，也不應該用手機。
所以呢，我最希望大家用Email和我聯絡，有空檔時就馬上回，要查溝通過程也可以有時間點、關鍵字搜尋、用gmail還可以整合行事曆、待辦事項提醒......，多好。

Email 該怎麼寫，我是這樣訓練公司同仁、工作夥伴的：


主旨

　　使用有意義的主題，讓收件人迅速了解郵件內容並判斷其重要性。

　　1.不可沒有主旨
　　2.能短就不要長
　　3.反映文章的內容和重要性
　　4.一封信只針對一個主題
　　5.可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“*！”等）來突出標題，引起收件人注意
　　6.回復對方郵件時，可以根據回復內容需要更改標題，不要RERE一大串。

稱呼與問候

　　1.恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

　　郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是給他/她的，
　　如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”

　　不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高於自己的人也不宜稱呼英文名。

　　2.Email開頭結尾要有問候語

　　正文(一定要有內文)

　　1.Email正文要簡明扼要說清楚事情；如果內容確實很多，正文應只作摘要介紹，以附件進行詳細描述。

　　2.注意Email的論述語氣

　　根據收件人與自己的熟絡程度；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣。

　　尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。

　　電子郵件可輕易地轉給他人，因此意見的評論務必謹慎而客觀。
　　
        3.Email正文可用項目編號，列幾個段落進行清晰明確的說明。

　　4.一次郵件交待完整信息

　　5.避免拼寫錯誤、禁用注音文和別字(例如：免吠、賺思)

　　在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

　　附件

　　1.如果郵件帶有附件，應在正文裡面提示收件人查看附件

　　2.附件文件應按命名規則存檔。(檔案命名規則另文詳述)

　　3.正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時

　　4.附件數目較多時應壓縮成一個文件

　　回復Email

　　1.及時回復Email

　　收到他人的重要電子郵件後，即刻回復對方是必不可少的，這是對他人的尊重。

　　如果無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說“收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回復”。如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發件人，以免影響工作。

　　2.進行針對性回復

　　當回信答復問題的時候，最好把相關的問題附到回復信件中，然後附答案。

　　3.要區分Reply和ReplyAll（區分單獨回復和全體回復）

　　如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了

　　如果你對發信人提出的要求作出結論，應該replay all 讓大家都知道；

　　如果你對發件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單獨溝通，你們討論好了再告訴大家。

　　為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人回復即可，僅供參考用FYI。

　　要區分To和CC還有BCC（區分收件人、抄送人、密送人）

　　1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復。

　　2.而CC的人則只是需要知道這回事，沒有義務回Email.

　　3.而BCC是件副本，即收信人是不知道你發給了BCC的人了的。

　　4  只給需要訊息的人發送郵件，不要占用他人的資源

　　6、轉發郵件要將重點信息突顯

　　在你轉發消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉發敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人。

頁面的灰階濃度 Gray Density of page

頁面設計的亮度除了指影像的亮度、用色之外，還受到灰階濃度的影響，因為頁面的文字大多是以黑色組成，所以在文字段落與區塊的佈局上，就需要設計者進行整合性的考量，

灰階濃度帶給讀者的感受

1. 濃度高 -->集中、厚重、擁擠、爭搶視線
2. 濃度低-->柔和、輕鬆、分散、冷清
3. 極高或極低-->不易閱讀

上面談到頁面的亮度同時受到圖像和文字的影響，因此在規劃版面Layout的時候，可依序來做決策：

• 頁面主題：主題是圖片還是文字

• 圖與文：有多少圖片搭配多少文字

• 文字區塊的數量：依內文段落而定，大標、小標都算是獨立的區塊

• 文字區塊的大小：先依每段落的字數排序，再依字級規劃大小

• 字體的選擇：依文字區塊的重要性與讀者的瀏覽動線，搭配字體，字體愈細，灰階濃度愈低。例如使用黑體字，就比使用明體字的濃度高，相對也較沈重。

• 字距：字距愈大，灰階濃度愈低

• 行距：行距愈大，灰階濃度愈低

在進行上述的設計時，首要考量的是頁面給予讀者的整體感受，是要表現明亮輕盈，還是要濃厚沈穩。